個人情報保護方針について

株式会社Vernalossom (以下「当社」といいます) は、個人情報保護の重要性を認識し、お客様･取引関係者等の個人を認識しうる情報 (以下「個人情報」といいます) について、個人情報保護に関する法令及びJIS Q15001、その他の規範を遵守すると共に、以下のとおり個人情報保護方針を定め、国民の権利擁護に寄与するため、これを実行し維持することを宣言いたします。

記

1. 当社役職員、その他関係者に個人情報の重要性を周知徹底させ、継続的に教育･監督・見直しを実施。
2. 情報入手に当たっては、個人情報の本人から同意を得ることを原則とします。
3. 個人情報を不正な方法により入手しません。
4. 当社は、業務遂行のために必要な範囲内で利用目的を明確に定め、適切に個人情報の取得、利用及び提供を行います。取得した個人情報は収集目的の範囲内で、担当者のみが、業務上必要な範囲においてのみ利用し、目的外利用を行わないための処置を講じます。
5. 当社は、個人情報を正確かつ最新の状態に保つとともに、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざんおよび漏えい等の防止及び是正・予防に努めます。
6. 当社は、ご依頼者からの個人情報に関するお問い合わせ、苦情、開示等のご請求に誠実かつ迅速に対応します。
7. 当社は、個人情報をご依頼者に明示した利用目的の範囲内で取り扱います。
8. 当社は、個人情報保護法および関連するその他の法令、国が定める指針その他規範を遵守します。
9. 当社は『個人情報保護マネジメントシステム（以下、当社規程）』を構築し着実に実施し、維持するとともに、継続的な改善に努めます。
10. ご依頼者またはご相談者等以外への相談･依頼等の内容については口外しません。
11. ご相談者・ご依頼者等への連絡は、原則として指定された連絡先以外には致しません。
12. ご相談･ご依頼等により受け取った帳票･記録の保管管理ならびに廃棄処分については、責任をもって行います。

制定:2015年01月01日

改定:2022年3月18日

株式会社Vernalossom 代表取締役 吉成 夏子

当社の個人情報方針および個人情報保護全般に関するお問い合わせなどがございましたら下記までご連絡下さい。

株式会社Vernalossom 個人情報相談窓口

info@vernalossomprivacy.com

個人情報の取扱いに関して

事業者の名称、個人情報保護管理者の職名及び所属及び連絡先

株式会社Vernalossom

個人情報保護管理者:

取締役 (コンプライアンス担当)

連絡先

東京都千代田区外神田6-1-8 思い出ビル プライバシーマーク推進事務局

電子メールアドレス

info@vernalossomprivacy.com

利用目的

株式会社Vernalossom (以下「当社」といいます)は、個人情報を次の利用目的の範囲内で利用することを個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）第18条第1項及びJISQ15001に基づき公表します。

(顧客情報)

1. 当社が取り扱う商品、サービスに関するご案内
2. 当社の商品販売、サービスの提供、商品の送付
3. 当社が取り扱うサービスの品質向上を図るためアンケートを実施
4. 当社が提供する会員向けサービスへのログインなど、ユーザーの本人確認や個人特定
5. 上記1-4に付帯、関連するサービスの提供やご連絡
6. お客様からの問い合わせ、ご依頼等への対応
7. その他当社の利用規約等において別途定める利用目的

(取引先情報)

1. 当社と取引先間で契約した業務の実施
2. 業務上の連絡
3. 情報や物品の授受
4. 取引先関係者を当社の取引先(第三者)へご紹介

(就職・イベント等応募者情報)

1. 採用選考を受ける為、応募者との面接日時の案内、選考結果等連絡
2. 募集要件に対してふさわしい人材であるか判断する選考資料
3. 採用決定後における人事登録に必要とされる登録情報管理の基礎資料

(従業員情報)

1. 人事労務管理（人事評価、配置（出向、転籍を含む）、研修、採用を含む
2. 賃金管理（給与・一時金の決定、退職金の支払いを含む）
3. 健康管理（健康診断、保健指導を含む）
4. 福利厚生業務（財形貯蓄、当社製品割引斡旋を含む）
5. セキュリティ管理（防犯、防災、システム認証、労働安全衛生を含む）
6. 業務管理（業務の連絡、各種報告書作成、グループウェアなどへの掲示を含む

(応募者・お問い合わせ者情報)

1. オーディション・人材募集への応募の確認や連絡のため
2. 募集要件に対してふさわしい人材であるか判断する選考資料
3. 採用決定後における人事登録に必要とされる登録情報管理の基礎資料
4. お問い合わせ、依頼等への対応

なお、予め明示・公表した利用目的の範囲を超えて個人情報を利用する必要が生じた場合は、ご本人様等にその旨をご同意をいただいた上で利用します。

第三者提供について

本人の同意を得た場合や法令等により正当な理由がある場合を除き、個人情報を第三者に提供いたしません。

委託について

当社は、利用目的の達成の為の必要な範囲において、個人情報の取り扱いを外部に委託することがあります。この場合、個人情報を適正に取り扱っていると認められる委託先（以下「業務委託先」といいます。）を選定し、委託契約等において、個人情報の管理、秘密保持、再提供の禁止等、個人情報の漏えい等なきよう必要な事項を取り決めると共に、適切な管理を実施させます。

個人情報の利用目的の通知・開示･訂正･追加又は削除・利用の停止・消去又は提供の拒否権について

ご提供いただいた個人情報に関して、利用目的の通知、開示、訂正･追加又は削除、利用の停止、消去又は第三者への提供の停止を求めることができます。 手続きについては、下記「個人情報に関する苦情・相談およびお問い合せ」までご連絡ください。 なお、請求は原則としてご本人様からの請求とし、未成年者からの請求は、個人情報の内容により保護者等による請求が必要になる場合があります。 なお、以下の1)、2)、3)のいずれかに該当する場合は開示を、4)に該当する場合は利用停止等を、5)に該当する場合は第三者への提供の停止を、それぞれ行なうことはできませんが、そのときは、ご本人様に遅滞なくその旨を通知するとともに、理由を説明するように努めるものといたします。

1. ご本人様又は第三者の生命，身体，財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
2. 当該事業者の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
3. 当該事業者の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
4. 利用停止等に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるとき
5. 第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合その他の第三者への提供を停止することが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるとき

個人情報提供の任意性

個人情報の提供は任意でありますが、ご提供頂けない場合は、お問い合わせ・サービスの提供等への対応ができないことがございますのでご了承ください。

クッキー(Cookie)の利用について

当社の運営管理するインターネットサイト及びその他のサービス（以下、「本サイト等」といいます。）では、クッキーを利用しているページがあります。

1. 社は、本サイト等の利用状況の分析や、適正なサービスの提供等をするため、クッキー等の情報を使用する場合があります。
2. 会員登録制のサービスにおいては、クッキー等の情報を基に、お客様ごとにカスタマイズしたサービス提供のために、お客様を識別する情報と関連づける場合があります。

改訂について

本ページ「個人情報の取扱いに関して」は、よりいっそうお客様の個人情報の保護を図るため、もしくは法令の制定や変更などに伴い、適宜見直しを行います。定期的に最新の内容をご確認されることをお勧めします。 当社は、本ページ「個人情報の取扱いに関して」の一部または全部を改訂することがあります。重要な変更がある場合には、本サイト上でお知らせします。

個人情報に関する苦情・相談およびお問い合わせ

ご依頼者ご自身の個人情報について、また個人情報保護全般に関するお問い合わせなどがございましたら下記までご連絡下さい。

株式会社Vernalossom 個人情報相談窓口

email:info@vernalossomprivacy.com

※こちらは、ご本人様ご自身の個人情報に関する苦情・相談およびお問い合わせへの受付であり、他のお問い合わせについては受け付けておりません。

当社が対象事業者となっている「認定個人情報保護団体」の名称及び苦情の解決の申し出先

団体名　一般財団法人 日本情報経済社会推進協会 (JIPDEC)

担当プライバシーマーク推進センター 個人情報保護苦情相談室

TEL 03-5860-7565/0120-700-779

住所〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル内

附則 2020年4月1日制定・施行

2022年4月1日改定

株式会社Vernalossom

Handling of Personal Information

1. Name of Business Operator, Title, Department and Contact Information of Personal Information Protection Manager

   Vernalossom Co., Ltd. (Hereinafter referred to as “VL”)

   Personal Information

   Protection Manager: Administrative personnel (in charge of compliance)

   Contact

   Omoide Bldg, 6-1-8, Sotokanda, Chiyoda-ku, Tokyo, Japan

2. Purposes of Use

   Pursuant to Article 18, paragraph 1 of the Act on the Protection of Personal Information and JIS Q15001, VL ("Vernalossom") publicly announces that it shall use personal information only to the extent necessary for the following purposes.

   • Customer information shall be used to

     1. Explain about products and services handled by VL;
     2. Sell VL's products, provide its services and send its products;
     3. Conduct questionnaire surveys with the aim of improving the quality of services handled by VL;
     4. Verify the identity of users or identify individuals as needed, to sign in to services for members provided by VL or for other uses;
     5. Provide services incidental to or associated with (1) through (4) above or contact customers regarding such services; or
     6. Respond to enquiries and requests from customers.
     7. Other purposes of use specified separately in our terms of use, etc.

   • Information concerning business partners shall be used to:

     1. Perform such business operations under a contract between VL and the relevant business partner;
     2. Contact business partners concerning business operations;
     3. Deliver or receive information or goods; or
     4. Introduce personnel of a business partner to another business partner of DH (a third party).

   • Inquirer Information

     1. Respond to enquiries and requests

        If a need to use personal information beyond the extent necessary for the purposes clearly indicated or publicly announced in advance, VL shall use such information with the consent of the person concerning the personal information.

3. Applicant information

   (including those who have applied on their own and those who have been recommended by a third party)

   1. To confirm applications for auditions and recruitment, and to contact applicants.
   2. Use of materials to determine whether the applicant is suitable for the recruitment requirements
   3. To provide basic information for the management of registered information required for the registration of applicant and talent information after a decision to hire has been made.

4. Provision to Third Parties

   VL shall not disclose or provide personal information of customers to any third parties, unless:

   1. The customer has provided consent;
   2. Such disclosure or provision is required by law;
   3. Such disclosure or provision is necessary to protect the life, body or property of a person, and it is difficult to obtain the customer's consent; or
   4. VL hands over its business due to merger, divestiture, transfer of operations or any other causes.

5. Entrustment

   VL may entrust the handling of personal information to an entity only to the extent necessary to achieve relevant purposes. In such case, VL shall sign a non-disclosure agreement as it shall designate as a standard, and shall ensure that personal information will be fully protected.

6. Disposal

   Personal information held by VL will be disposed of or deleted in a safe and reliable manner as soon as the purpose of use is achieved, in accordance with our regulations.

7. Notice, disclosure, correction, addition or deletion, discontinuation, erasure, or right to refuse provision of the purpose of using personal information.

   A person who has provided his or her personal information to VL may request VL to notify, disclose, correct, add or delete, discontinue the use of, erase, or discontinue the provision to a third party of, the purpose of using such personal information. Details of specified procedures shall be available at the contact point for complaints/consultation and enquiries about personal information described below in 12.

   Such request shall only be made by the person himself or herself in principle. Any such request by a person under age may have to be made by his or her parent or guardian depending on the content of the personal information.

   If any of the following a), b), or c) applies, information will be disclosed, if d) applies, use will be suspended, and if e) applies, provision to a third party will be suspended. However, in that case, we will notify the person without delay and try to explain the reason.

   1. Harm the life, body, property, or other rights or interests of the person or a third party;
   2. Impede the proper conduct of business operations by the business operator in a significant manner; or
   3. Constitute a violation of laws or regulations.
   4. When it costs a lot of money to suspend the use, etc. When it is difficult to suspend the use, etc., and when necessary alternative measures are taken to protect the rights and interests of the person.
   5. When it costs a lot of money to stop providing information to a third party, when it is difficult to stop providing to other third parties, and it is necessary to protect the rights and interests of the person by undertaking appropriate measures.

8. Voluntary provision

   Provision of personal information shall be on a voluntary basis, but if compulsory questions are left unanswered, VL may not be able to respond to enquiries or provide services.

9. Use of Cookies

   Some Internet sites and other services operated and managed by VL (hereinafter referred to as "this site, etc." uses cookies.

   1. VL may use information obtained from cookies to analyze the use of its services and to ensure the proper provision of the services.
   2. With regard to services for registered members, information obtained from cookies may be linked to other information that can identify individual customers, for the purpose of offering personalized services.

10. Matters to notify when personal information is obtained by methods other than directly from the person in writing

    Personal information handled within the boundaries of outsourced operations and obtained will only be used for the outsourced operations.

11. Indemnity

    VL shall not be responsible for keeping personal information of customers safe on any website linked from the site of DH's services, and customers shall check the security of such websites on their own. Customers shall also keep their passwords and registration information safe on their own responsibility, and shall handle information with sufficient care while connected to the Internet.

12. Revision

    A revision shall be made to this page, "Handling of Personal Information," from time to time in order to enhance the protection of personal information of customers or in the event of establishment or amendment of laws and regulations. VL recommends that customers shall check the most recently updated content on a regular basis.

    VL may revise all or part of this page, "Handling of Personal Information." Any material change shall be notified on this website.

13. Complaints/consultations and enquiries regarding personal information

    Any person may contact the following contact point for enquiries regarding his or her personal information, or the protection of personal information in general.

Contact Point for Personal Information at Vernalossom Co., Ltd.

email

info@vernalossomprivacy.com

*The contact point above deals with complaints/consultations and enquiries regarding personal information concerning the inquirer, and no other enquiries shall be accepted.

JIPDEC

Accredited Personal Information Protection

Organization Administrative Office

Roppongi First Building, 1-9-9 Roppongi, Minato-ku, Tokyo, 106-0032

TEL

03-5860-7565 / 0120-700-779

*Only available in Japanese

Supplementary Provision 2020 April 1st Established and enforced by

Vernalossom Co., Ltd.

These Privacy policy terms, etc. were originally prepared in Japanese and interpreted into English.

Please note that, the original Japanese version of the privacy policy will prevail over this English version,